آرشیف اداری و تخنیکی - وزارت فوائد عامه

آرشیف اداری و تخنیکی

ایجاد و فعال ساختن آرشیف دیجیتلی اسناد تخنیکی وزارت فواید عامه

 توسط اداره اصلاح و تطبیق ارتقای ظرفیت

آرشیف دیجتلی یکی از بخش های مهم کاری پروژه اصلاح و تطبیق ارتقای ظرفیت به شمار می رود که هدف از ایجاد این بخش حفظ اسناد سالیان گذشته پروژه های این وزارت بوده و نیز آموزش کارمندان خدمات ملکی در حفظ و مراقبت، دیجتلیشن اسناد تخنیکی و اداری و فراهم نمودن آن اسناد بطور انلاین (Online) در شبکه داخلی (Intranet) وزارت فواید عامه می باشد.

ایجاد آرشیف دیجتلی یکی از برنامه های دارای اولویت جلالتماب محترم دیپلوم انجنیر نجیب الله اوژن وزیر فواید عامه بوده و تحت رهبری مقام وزارت با مدیریت دقیق پروژه اصلاح و تطبیق ارتقای ظرفیت جهت حفظ اسناد های تخنیکی پروژه های این وزارت (مطالعات امکان سنجی، دیزاین، ساختمان و حفظ و مراقبت) و سایر اسناد مالی، تدارکاتی، پلان ها، و برنامه های اساسی این وزارت را در کوتاترین زمان بصورت یک دیتابیس منظم و دوسیه بندی دقیق اسناد متذکره را بصورت دیجتلی ( اسکن ) نموده و بدسترس رهبری وزارت قرار دهد.

خوشبختانه با همکاری مسئولین وزارت فواید عامه و با الخصوص ریاست عمومی سروی و پروژه سازی، بخش مربوطه توانست تمام پروژه های آرشیف تخنیکی آن ریاست را در آرشیف مربوطه تنظیم و دیجتل نمایند و سپس کارمندان فنی آن بخش را در عرصه کاری دیجتلیزیشن آموزش دهند.

پروسه های کاری این اداره:

  • در قدم اول پروژه های تخنیکی مربوطه به 69 موقعیت مختلف تقسیم بندی و در طبقات الماری ها جابجا و با لیبل های خاص مشخص گردیده.
  • سپس یک فهرست مفصل از پروژه های به سلسله اولویت های موجوده تهیه و ترتیب گردیده.
  • پروژه های تخنیکی که در این آرشیف حفظ و مراقبت می گردد بالغ به 1,328 پروژه است که به اساس یک پلان کاری منظم برای دیجتلیزیشن پروژه های تخنیکی تهیه و ترتیب گردیده.
  • در طی 8 ماه کاری به تعداد 1328 پروژه که متشکل از 102,349 ورق دیجتل (اسکن و شامل دیتابیس) شد و بعد از این که پروژه ها دجیتل گردید در 69 حلقه CD و DVD ها بک آپ (Backup) گردیده است.

به ترتیب  یک دیتابیس (Database) جامع برای تحلیل و جستجوی پروژه های دیجتل شده طرح و دیزاین گردید و تمام پروژه های دیجتل شده وارد آن گردیده که طریق استفاده آن به کارمندان مربوطه آرشیف تخنیکی این وزارت آموزش داده شده است.

دیتابیس متذکره (Database) بطور انلاین (Online) در شبکه داخلی (Intranet) وزارت فواید عامه فعال گردیده که مسئولین ریاست عمومی سروی و پروژه سازی از طریق این دیتابیس (Database) می توانند پروژه های تخنیکی را نظر به موقیعت و کیلومتر جستجو و مورد استفاده خویش قرار دهند.

قابل یاد آوری است که اکنون بصورت منظم کار بالای آرشیف اداری این وزارت جریان دارد که با ایجاد این آرشیف دیجتلی تخنیکی و اداری سرعت و دقت کار افزایش یافته و از کار شکنی ها و ضیأع وقت جهت دریافت معلومات دقیق پروژه ها جلوگیری بعمل آمده است.